EDA Ltd.
Начало Карта Контакт Мнения Портфолио
За фирмата
Разработка на софтуер
Delphi компоненти
Хардуер и системи
Електронна търговия
Интернет услуги
Бизнес решения

Колибри ERP

 

 

А-Б за ERP системите *

* По материали на Кристофър Кох (ckoch@cio.com), главен редактор в CIO Magazine ( www.cio.com).

Какво е ERP?

Най-напред нека кажем, че Enterprise Resource Planning система или софтуер (или ERP) е наложил се днес акроним, който не отразява съвсем точно същността на нещата. Например, планирането не е основна функционалност на този род системи, нито пък ресурсите са техния основен обект. От името точно на място си е само enterprise частта (фирмата, организацията). Това е важно да се запомни, защото то наистина е основната амбиция или идея, внедрена в този вид системи. Именно, ERP системите са опит да се интегрират дейностите на всички отдели, звена, роли и функции в една (единна) компютърна система, с основното предназначение - да се поддържат практическите информационни нужди на работещите във фирмата.

Трябва да се каже, че е твърде трудна задача да се създаде софтуер, който да обслужва еднакво добре както служителите от финансовия отдел, така и служителите, управляващи продажбите или складовото стопанство и още - служителите, отговорни за управлението на човешките ресурси и т.н. Всеки отдел във фирмата нормално работи с отделна софтуерна система, специализирана към бизнес процесите, които конкретно се обслужват. ERP обединява тези специализирани системи в една интегрирана система, работеща над една база данни, така че различните звена да могат по-лесно да обменят и споделят информация и да си комуникират в дейността си.

Този интегриран подход може да допринесе големи ползи, ако ERP проектът си постави правилни цели и системата се внедри коректно.

Да разгледаме поръчка от клиент като пример. В типичния случай поставянето на поръчка от клиент предизвиква дълъг процес на документни преобразувания или препредавания във фирмата, често пъти свързан със заключвания и презаключвания между системите от различните отдели и звена. Резултатът от това често пъти е забавяне или дори загубване на поръчки поради проблеми от комуникация между различните системи, ако въобще има такава от автоматизиран характер. В същото време няма човек във фирмата, който действително да знае какво е състоянието на дадена поръчка, защото, естествено, няма начин хората от финансовия отдел да ползват информацията от систмата за поддържане на складовата база, за да видят например, че поръчаното нещо вече е експедирано. "Вие ще трябва да се обадите на склада" е стандартният рефрен, който стреснатия клиент най-често чува.

ERP обединява старите специализирани системи за финанси, покупки, продажби, човешки ресурси, производство, складова база и ги замества с единна софтуерна система, логически разделена на модули или контексти, които в основни линии наподобяват старите отделни системи. Финанси, производство, складова база си имат свои области на действие в ERP, но сега софтуерът е единен и например някой от отдел финанси може да надникне в информацията на складовата база, за да види, че дадена поръчка е експедирана. Повечето доставчици на ERP софтуер са достатъчно гъвкави, за да ви инсталират подсистемите, които ви трябват, без да ви принуждават да купувате целия пакет. Например, може да се инсталира само ERP финанси и да се остави останалата функционалност за по-нататък.

^^

Как ERP системата може да допринесе полза и да усъвършенства бизнес процесите във фирмата?

Най-добрият начин да се покаже, че ERP системата ще допринесе ползи, е да се докаже, че ще се усъвършенства и подобри бизнес процесът, започващ с вземането на клиентската поръчка, която се преобразува по-късно във фактура и по-нататък - в приходи. Перфектната поддръжка на този важен бизнес процес (и на подобните на него) се основава на използването на ERP система, поради което тя се нарича основна или поддържаща (back-office) система. Тя не е призвана да поддържа първите етапи на процесите на продажби и свързването и маркетирането на клиентите (макар, че някои ERP доставчици имат вече създадени CRM (Customer RelationShip Management) системи за тази цел). По-скоро ERP системата взема поръчката от клиента и осигурява софтуерна последователност от автоматизирани операции (най-често на преобразуване на информация), които обаче са различни от стъпките на самия процес на реализирането на една клиентска поръчка. Например, когато търговският представител въведе поръчка от клиент в ERP системата, той има цялата информация, за да завърши тази поръчка (кредитен рейтинг на клиента или друга история от финансовия модул; програма за експедициите и/или програма за доставките от логистичния модул и т.н.).

Служителите от различни отдели виждат една и съща информация и могат да я променят. Когато един отдел завърши работата си с дадена поръчка, то тя автоматично е вече в обсега на действие на следващия отдел. За да откриете къде се намира дадена поръчка, е достатъчно да се логнете към ERP системата и да я проследите. Всяка поръчка върви през едни и същи процеси, в една система и всичко става лесно и автоматизирано, без да се налага клиентът да чака или да бъде прехвърлян към други хора от фирмата. Тъй като потокът на инфомрацията е един, то отпадат грешките от предаване на информация и повторното й въвеждане. ERP системата може да приложи тази магическа схема и към други процеси - финасови анализи и отчетност, преразпределение на наличностите по складовете и др.

Това поне е мечтата за ERP. Реалността е малко по-груба.

Нека се върнем към началото. Процесът на информационна поддръжка не е бил ефективен, но е бил доста опростен. Финансовият отдел си вършел работата, складовата база също и ако е имало нещо нередно извън границите на отдела, това вече е проблем на някой друг. Нищо повече. С ERP търговските представители не са вече само машинописци, които записват името и адреса на някого в компютъра и завършват процеса след натискане на клавиша Enter. ERP системата ги прави вече бизнесхора. Те имат информация за кредитния рейтинг от финансовия отдел, но в същото време знаят какво е състоянието в складовете на фирмата. Могат да си отговорят на въпроси като: Лоялен ли е този клиент, т.е. плаща ли си задълженията както е договорено? Ще бъде ли възможно да се експедира поръчаното в уговорените срокове? Търговският агент или представител може вече да вземе решения, които преди никога не са му били по силите. И не само търговските представители са с такива нови възможности. Складовите отговорници вместо да знаят всичко в главата си (много често в изкривен вид) или да се ровят или пишат купчини документи, сега е достатъчно да предоставят тяхната информация в системата, както се казва online. Ако не го направят обаче, търговците ще имат неточна информация за наличностите и естествено ще подведат своите клиенти, а може да провалят и някои сделки. Отчетността, отговорностите и комуникацията никога преди не са били тествани и използвани както в средата на ERP.

Хората обичат постоянството в нещата, но ERP изисква от тях да променят начина си работа. Ето защо е трудно да се оцени какво допринася ERP или какво ще допринесе в бизнеса на фирмата. По важното в случая, не е смяната на софтуера с нов, а промяната на начина на вършене на дейностите във фирмата. Ако вашата цел при използване на ERP е да усъвършенствате процесите, например на приемане и управление на поръчките, на производство, експедиране, контрол на плащанията и т.н., вие ще получите ползи от софтуера. Ако ERP софтуерът просто се инсталира без да се промени начина на работа на хората, никакви ползи не могат да се очакват, напротив, новият софтуер ще допринесе затруднения и загуби, т.к. старият софтуер, който всички познават добре, се сменя с нов, който никой не владее.

^^

Колко време ще отнеме ERP проектът?

Фирмите, които инсталират ERP, знаят, че това не са лесни времена за тях. Не се лъжете, когато някой доставчик на ERP система ви каже три или шест месеца за внедряване. Това кратко време (да, така е, шест месеца е кратко време) за внедряване означава, че нещо не е както си го мислите. Или доставчикът е малка фирма, или внедряването било лимитирано за фирми от малък калибър, или доставчикът може да внедри само финансовата част на ERP системата (в този случай ERP системата е нищо повече от много скъпа счетоводна система). За да внедрите ERP система правилно ще е необходимо да пренастроите някои неща от вашия биснес, но в същото време и вашите служители ще трябва да пренастроят своя начин на работа. Накрая трябва да се знае, че тези промени и пренастройка не могат да се осъществят безболезнено. Освен ако разбира се вашият бизнес не е бил настроен да работи перфектно преди това (поръчките се изпращат винаги навреме, производителността ви е по-висока от тази на конкурентите, клиентите ви са напълно доволни и щастливи). В този случай няма смисъл да се сещате въобще за ERP.

Важният въпрос, който трябва да си зададете, е не колко време ще протече внедраването на ERP (нормалната трансформация на бизнеса, за да стане ERP част от него, е от една до три години). По-важно е да се осъзнае защо ви е необходима ERP система и как ще я използвате, за да развиете вашия бизнес.

^^

Какво конкретно една ERP система може да подобри в моя бизнес?

Има пет важни причини, поради които фирмите започват ERP проект:

  • Интегриране на финансовата информация. Когато управляващият фирмата или собственикът се опитат да разберат какво е състоянието в даден момент, те могат да получат различни версии - и всичките от тях "верни". Финансовият отдел има свое виждане за състоянието, представено с перфектни таблици от числа. Отделът за продажби има друга версия. Различните клонове или подразделения на фирмата могат да имат собствени разчети (версии) за това с какво са допринесли за приходите и печалбата на фирмата. ERP създава една версия за истината, която не може да бъде коментирана, т.к. всички използват една и съща система;
  • Интегриране на информацията за поръчките от клиенти. ERP системата може да се превърне в мястото, където поръчката от клиент живее от момента на получаването й от търговския агент или представител до експедирането на поръчаното и изпращането на фактурата. Имайки информацията в една система, фирмите могат да поддържат поръчките по-лесно, да координират производството, наличностите, експедирането, плащанията, независимо от местоположението на подразделенията, които ги осъществяват, но синхронизирано и/или в едно и също време;
  • Стандартизиране и ускоряване на производствения процес. Фирмите - производители, особено тези, които са успели да се слеят с други фирми или да закупят други, често установяват, че отделните фирми или подразделения вършат едни и същи неща, използвайки различни методи и компютръни системи. ERP системите идват със стандартни методи за автоматизиране на преобразуване на информацията, свързана с производствените процеси. Стандартизирайки тези процеси и използвайки единна система, фирмата може да съкрати сроковете за производство, да увеличи продуктивността и да съкрати управляващия персонал;
  • Съкращаване на наличностите. ERP помага производствените процеси или доставките на стоки да протичат по-гладко и дава пълна яснота за нещата около изпълнението на поръчките. Това може да доведе до съкращаване на наличностите, необходими за производството и може да помогне при планирането на доставките към клиентите като в същото време се използват по-оптимални количества от крайни продукти или стоки за всеки момент от времето. За да усъвършенствате максимално вашите потоци на доставки, вие се нуждаете от съответния софтуер (SCM - Supply Chain Management system), но ERP може също да помогне. Между другото, в идеалния случай SCM системите използват като база информацията, предоставена им от съответните ERP системи;
  • Стандартизиране и управление на информацията, свързана с човешките ресурси. Това е важно особено за фирмите, притежаващи няколко подразделения или клонове. Възможно е в организацията да няма унифициран метод за управление на персонала и/или средства за поддържане на лоялността към фирмата. От една страна с единна система от права и задължения, интегрирани в ERP, всички служители от всички отдели и нива могат да бъдат задължени да спазват политиката на фирмата, от друга - може да се подобри комуникацията със служителите и да се предлагат еднакви бонуси или помощи за стимулиране. ERP може да оптимизира и по косвен начин използването на човешките ресурси във фирмата като дава възможност бързо да се оценяват възможностите за успешен бизнес и съответно за пренастройка и преразпределение на усилията на служителите към по-подходящи за бизнеса дела.

По пътя на разрешаването на тези проблеми фирмите често забравят за факта, че ERP системите не са нищо повече от формално описание на пътищата, по които типична фирма прави своя бизнес. Повечето от тях са доста сложни и многофункционални продукти, но трябва да се знае, че всеки промишлен отрасъл си има свои специфики, изискващи специални добавки към общата функционалност.

^^

Ще съответства ли ERP функционалността на начина на правене на моя бизнес?

Много важно е за фирмата да разбере дали нейният начин на правене на бизнес се вмества във функционалността на стандартната ERP система преди да се започне въобще някакво внедряване и съответно да започнат плащанията за него. Най-често срещаната причина за отхвърляне (или пропадане) на скъпия ERP проект е, че фирмата открива в определен момент факта, че софтуерът не поддържа един от нейните важни бизнес процеси.

В този момент има два начина да се продължи:

  • Променя се бизнес процеса, за да се настрои към софтуера, което означава дълбоки промени в утвърдени вече пътища за правене на бизнеса (което обаче, често довежда до някакво предимство пред конкурентите) и реорганизиране на важни роли и отговорности (което пък обикновено се възприема твърде болезнено);
  • Модифицира се софтуерът, за да съответства на бизнес процеса, което:
    • ще провали целия проект;
    • ще доведе до нови и понякога неприятни и/или опасни грешки в софтуера;
    • ще направи по-нататъшното ъпгрейдване (инсталиране на нови версии) на ERP системата от доставчика й твърде сложно (ако не и невъзможно), т.к. нововъведенията и промените в новите версии ще изискват преписване и на направените специално за клиента функции.

Излишно е да се споменава, че преминаването към ERP е проект от голям размер (понякога смайващо голям) и ценовите нива за реализирането му са достатъчни да смутят и най-спокойния финансов мениджър. В добавка на цената за софтуера и неговата по-нататъшна поддръжка финансовото ръководство трябва да планира плащания за консултации, текущи доработки, обучение на персонала и още доста неща (свързани със софтуер или хардуер или ползване на ресурси от доставчика) преди предимствата от използването на ERP да започнат да се изявяват на практика.

Една скрита опасност е липсата на добра предварителна оценка за необходимата цена за обучение на потребителите. Ако обучението е недостатъчно, новата функционалност може да се окаже недобре разучена и да се наложи да се плаща допълнително за дублиращи функции или справки, които обаче са по-близо до старите разбирания и формати, използвани от потребителите.

Няколко такива случая на недооценяване и нецеленасочена работа при внедряване на ERP могат да доведат до спираловидно и неконтролируемо увеличение на разходите преди да се преоцени подхода на работа, което между другото може да се случи всяка друга внедрявана във фирмата по-голяма система.

^^

Какво ERP проектът реално ще струва?

Meta Group (вече собственост на Gartner - www.gartner.com) са направили изследване, търсейки отговор на въпроса за пълната цена за внедряване на ERP (TCO - total cost of ownership), включвайки хардуер, софтуер, професионални услуги и разходи от вътрешнофирмен характер. TCO цифрите включват внедряването на софтуера и двугодишно съпътстване, което може да се смята за реална цена за пълното настройване, ъпгрейд, оптимизиране на системата към фирмената организация. Измежду 63 фирми, разглеждани при изследването, включващи малки, средни и големи компании, работещи в различни индустрии, средната стойност на ERP-TCO e бил $15 милинона (най-високата цифра е била $300 милиона, а най-ниската - $400 хиляди). Разбира се, трудно е да се приеме, че това е най-добрата извадка от фирми, които дават правилната оценка, но Meta Group стигат до извода, че ERP е скъп проект, независимо към какъв размер фирма се отнася той.

^^

Кога ERP ще започне да възвръща ползи за фирмата и в какъв размер могат да бъдат те?

Не очаквайте да революционизирате вашия бизнес с ERP. Внедряването на ERP e резултатно упражнение, което се фокусира върху оптимизирането на вътрешнофирмената организация, а не върху вашите клиенти, доставчици или партньори. За резултатите от внедряването, обаче, ще трябва да почакате известно време. Изследването на Meta Group, което споменахме в предишния въпрос и обхващащо 63 фирми, показва, че нормално трябва да минат 8 месеца (от средно общо 31 за внедряване), за да се видят някакви резултати. От същото изследване е установено, че ползите (savings) от новата ERP система са били в рамките на средно $1.6 милиона за година.

^^

Какви са скритите разходи, свързани с ERP?

Въпреки че различните фирми може по различен начин да бъдат изненадани при формирането на бюджета за внедряване на ERP, тези, които вече са минали по този път отбелязват, че някои разходи се пренебрегват или недооценяват спрямо други. Следните дейности от внедряването често довеждат до надхвърляне на предварително направения бюджет:

  • Обучение - Обучението, всички признават, е най-често срещания случай на недооценяване при формирането на бюджета. Разходите за обучението са високи, т.к. служителите трябва да научат ново множество от процеси, функции и взаимодействия - не само да овладеят някакъв софтуерен интерфейс. Външни фирми за обучение обикновено не могат да бъдат достатъчно полезни в процеса на обучение. Те се фокусират основно върху начина на ползване на софтуера, но не и върху най-важното - да обучат хората как да вършат своя бизнес с новия софтуер. Опитайте да разработите самостоятелно някакъв учебен план, който дефинира и обяснява различните бизнес процеси, засягани от ERP системата. Не забравяйте, че с ERP финансовите служители ще използват същия софтуер, който ще използват и отговорниците по складовете например и неминуемо те ще въвеждат/редактират/обработват обща за тях информация. За да правят това успешно, те трябва да имат далеч по-ясна представа за дейността на хората от другите отдели и подразделения, отколкото са имали преди да се появи ERP в тяхната организация. Накрая, обучението ще бъде много по-успешно, ако вашите IT (Information technology) специалисти и бизнес организатори бъдат въвлечени и се грижат за целенасоченото му провеждане. Разгледайте вашия бюджет за ERP обучение и удвоете или дори утроете сумите за осигуряване на неговото организиране. Това ще бъде една от най-добрите ви инвестиции, които сте правили.
  • Интеграция и тестване - Тествайки връзките между ERP системата и другите софтуери и системи, използвани във фирмата, едно по едно ще установите необходимостта от допълнителни (непредвидени) разходи. Пример за такива случаи са връзката с e-commerce приложение, със софтуера за управление на потоците на доставки, връзка с преносимия хардуер на мобилните търговци, вързка с устройствата за четене на баркодове, с касовите апарати и т.н. Ако можете да закупите тези добавки от доставчика на ERP, това е най-добрия вариант за вас. Ако се опитате със собствени сили да решите тези проблеми, непременно нещо няма да е наред. Както и при обучението, тестването на ERP интеграцията трябва да бъде направено от гледна точка на бизнес процесите във фирмата. Опитът показва, че вместо да се прави опит да се напасват допълнителни кръпки на свързващите места между системите, много по-успешно ще е да се проиграе съответния реален бизнес процес - например за поръчка от клиент: от въвеждането на поръчката, през експедиране, фактуриране, плащане - целия път на поръчката като е препоръчително това да стане с участието на служителите, които евентуално ще вършат тази работа в бъдеще.
  • Модификации - Добавките са само началото на разходите, свързани с интегрирането на ERP. Много повече разходи изисква, ако въобще се налага, модифицирането на основната част от ERP софтуера. Това може да се случи, ако системата не може да поддържа някой от вашите бизнес процеси и вие решите да се направят изменения в софтуера, за да прави той това, което желаете. Това е игра с огъня. Измененията могат да засегнат всички подсистеми на ERP, т.к. те са дълбоко взаимосвързани в единна система. След това специфичните изменения на ERP системата ще бъдат един постоянен кошмар и ще възникват за преработка при всяка поява на нова версия. Може това да работи или пък да нямате избор. Няма значение каква е причината - доставчикът няма да откликне при необходимост и да ви поддържа до край. Вие ще трябва да осигурявате допълнителни средства, за да се направят специфичните изменения, да се поддържат и управляват.
  • Пренос (конвертиране) на данни - Пренасянето и/или преобразуването на данни от старите системи към новата ERP система струва пари. Нормално фирмите изискват да бъдат пренесени и преобразувани съществуващите данни за доставчци, клиенти и артикули (стоки, продукция, материали - понякога с номеклатура от десетки хиляди бройки). Макар че малко управляващи ще се съгласят, повечето данни от старите системи са от малка полза. Фирмите обикновено отричат техните данни да са негодни, докато не започнат да ги преместват в новата система, нормално работеща върху клиент-сървър технология, която също понякога е новост за фирмата. Това обаче не е всичко: по време на внедряването почти винаги операцията по пренос на данни се налага да се направи 2, 3, дори повече пъти, било то поради непълноти или пък поради неуточнени и неоеднаквени формати, с които различните подразделения на фирмата предлагат своята част от данните. До този момент всяко подразделение може да е имало свой формат за поддържане на информационните масиви, но от сега нататък формата на данните трябва да стане един. Това са причините, поради които не се оценяват правилно разходите за пренос на съществуващите данни. Дори при наличието на добре структурирани и пълни данни може да се наложи преразглеждане на разходите за преноса им по време на внедряването на ERP.
  • Събиране на данни за бизнес анализи - Често данните от ERP системата трябва да се комбинират с данни от други системи, за да се направи някакъв анализ. Фирмите, които имат голяма необходимост от анализи, би трябвало да включат сума за събиране на данни (data warehouse) в бюджета за внедряване на ERP и би трябвало да са готови да свършат малко допълнителна работа, за да се стигне до желаното решение. Потребителите са в неудобно положение тук: претърсването в голямата база данни на ERP системата, за да се извадят необходимите за анализи данни, е трудна ежедневна задача, а от друга страна ERP системите почти никога нямат средства за индициране кои данни са били променени през последния период (например ден), което пък означава отново трудности при добавянето им към необходимите данни за анализи. Едно скъпо решение е софтуер по поръчка. По-умно е да се провери дали се покриват всички необходими анализи преди да се подпише бюджета за внедряване.
  • Консултанти (до безкрай) - Когато потребителите загубят своята ангажираност към ERP проекта, консултантските разходи може да хвръкнат в небесата. За да се избегне това, фирмата трябва да е наясно с целите, поставени от консултантския партньор за обучение на вътрешните служители. Въведете митрики в консултантския договор: например, определна група от служители на фирмата да могат да преминат успешно през тест за ръководители на проекти, ако е възможно, достатъчно близък до съответния тест, който са преминали консултантите, провеждащи ERP внедряването.
  • Загубване на най-добрите и способните - Разбираемо е да се вярва, че ERP проектът зависи от това дали най-добрите в бизнеса и от информационния отдел (IS - information system) ще бъдат ангажирани с него. Софтуерът е доста многостранен и сложен, а промените в бизнеса - драматични, за да се повери проекта на други хора. Лошата новина в този случай е, че фирмата може да се раздели с тези качествени служители след реализирането на проекта. Макар че ERP пазара не е от най-горещите, консултантските или други фирми може да направят опит да привлекат вашите най-добри хора с по-високи заплати и бонуси. Посъветвайте се с отдела по човешките ресурси навреме, за да обмислите подходящи бонуси и да предложите нова заплата на вашите ERP специалисти. Ако им разрешите да си отидат, ще ви е трудно да намерите подходящи равностойни на тях, а още по-лошо - консултанти, на които ще трябва да плащате двойно.
  • Групата по внедряване може никога да не спре - В повечето фирми има склонност ERP внедряването да се тълкува като всяко друго внедряване на софтуер. След като се инсталира софтуера се формира набързо тим за внедряване и всеки се връща към обичайната си работа. Групата по внедряване е доста важна в случая. Тези хора работят доста с ERP системата и я познават най-добре от всички. Те знаят повече за процесите при продажби, например, отколкото търговците и повече за процесите за поддържане на производството, отколкото самите хора от произвоството. Фирмата не може да върне хората, отговорни за ERP проекта към бизнес задълженията им, защото те са много заети с внедряването след инсталирането на ERP. Само писмените отчети и справки от новата ERP система могат да заемат една година на тима по внедряване. Това е по данни на статистически анализ и остава надеждата, че фирмата ще си възвърне някога парите от внедряването на ERP. За нещастие малко са случаите, когато информационните отдели (IS) имат готовност за увеличаване на ритъма на работа след инсталирането на ERP без да се нарушат границите на предвидения бюджет. В повечето случаи се настоява за повече пари и хора и то далече преди ERP проектът да започне да се възвръща.
  • Очакване за възвръщане на инвестицията (ROI) - Едно от най-подвеждащите мнения на хората управляващи софтуерни проекти, е фирмата да очаква незабавни печалби след инсталирането на системата и че тимът по внедряване бързо ще си свърши работата и ще се върне към стандартната си дейност. Нищо от това не може да стане в случая с ERP. Повечето от ERP системите не могат да покажат своята цена преди фирмата да е работила известно време с тях и хората да започнат да се концентрират и да усъвършенстват бизнес процесите, засягани от системата. В същото време тимът по внедряване не може да бъде разпускан преди неговите усилия да покажат напредък и системата да се установи във фирмата.
  • Депресия след ERP инсталацията - ERP системите често предизвикват бъркотия във фирмата след тяхното инсталиране. В изследване на Deloitte Consulting на 64 фирми, избрани между Fortune 500, в един от четири случая се е наблюдавало връщане на състоянието след въвеждане на ERP в експлоатация. Истинският процент е несъмнено по-голям. Най-често срещаната причина за това връщане е, че всичко изглежда и работи по различен начин от използвания преди. Когато хората не могат да извършват дейността си по познатия начин и все още не са изучили новите неща, те изпадат в затруднения и дори паника, а бизнесът претърпява сътресения.

^^

Защо ERP проектът пропада понякога?

В основата си ERP е множество от най-добри практики за изпълняване на различни бизнес задачи във фирмата, включвайки финанси, производство и складовата база. За да се извлече най-доброто от софтуера, вие трябва да имате хора във фирмата, които приемат методите на работа, имплементирани в системата. Ако хората от различните подразделения, които ще използват ERP, не са съгласни, че внедрените в софтуера методики са по-добри или поне аналогични на използваните във фирмата, те ще се съпротивляват на използването му или ще искат от хората от IT одела да го променят така, че да наподобява съществуващия до момента. Това е момента, когато ERP проектът се проваля. Политическите битки се люшкат между множество въпросителни: как, къде, защо да се инсталира софтуера, защо това е така, като аз по-рано го правех иначе и ми беше много удобно и лесно и т.н. IT отделът е въвлечен в дълги и скъпи модификации, за да може ERP софтуерът да съответсва на желанията на мощните бизнес "барони". Модификациите правят софтуерът по-нестабилен и по-труден за поддържане и управление и накрая той може да не достигне до реално използване. Ужасиите, разправяни в пресата за ERP, спокойно могат да бъдат отнесени само за тези случаи, в които фирмата е направила промени в основния ERP софтуер, за да го пригоди към собствените си методики или действия. Тъй като в този случай ERP покрива максимално това, което бизнесът прави, то пропадането на софтуерът ще въвлече фирмата в застой, буквално.

Но хората от IT отдела доста бързо могат да натрупат грешки (bugs) в софтуера. Като капак на всичко трябва да се каже, че малко големи фирми могат да избегнат модификации е ERP, т.к. всеки бизнес е различен и е принуден да използва специфични методи, които доставчикът може да не е отчел при разработката на софтуера си.

Грешката, която фирмите правят, е в предположението, че е по-лесно да се променят навиците на хората, отколкото да се модифицира софтуера. Това не е така. Да накараш хората от фирмата да използват ERP софтуера, за да усъвършенстват своята дейност, е сериозно предизвикателство. Ако вашата организация се съпротивлява срещу промените, тогава по-вероятно e вашият ERP проект да пропадне.

^^

Как да си конфигурирам ERP софтуера?

Дори ако фирмата инсталира ERP софтуер поради така наречените добри намерения и дори ако всеки от бъдещите потребители покрива дефиницията за добре мотивиран клиент, не могат да се избегнат последващите сложни като самата ERP система настройки и конфигуриране. Повечето ERP системи се преконфигурират, давайки възможност стотици, дори хиляди настройки да се направят (и да продължат да се правят по време на експлоатацията) от клиента.

^^

Как фирмите организират техните ERP проекти?

Базирайки се на нашите наблюдения, най-често се използват следните три стратегии за внедряване на ERP:

  • Големият удар - Това е най-амбициозния и трудeн подход за внедряване на ERP, при който фирмата спира всички съществуващи системи и инсталира една ERP система в цялата организация. Въпреки че този метод доминира в ранните ERP внедрявания, малко фирми биха се осмелили да го опитат някога отново, защото той изисква цялата фирма да се мобилизира за промяната наведнъж. Повечето от известните страшни истории от края на 90-те години са предизивкани от тази стратегия. Задължавайки всеки да изучава и използва новия софтуер по едно и също време е изключително усилие, още повече, че новата система все още няма поддръжници. Никой във фирмата няма опит да използва новата система, така че никой не е сигурен в начините на работа с нея. В същото време ERP неизбежно предразполага към компромиси. Много отдели имат компютърни системи, които са били изгладени да отговарят на начина им на работа. В повечето случаи ERP нито предлага богата функционалност, нито удобства, каквито предишната система (правена по поръчка) може да предложи. Допълнително, бързодействието на новата система може да не е на висота, т.к. обслужва цялата фирма, а не само един отдел. ERP внедряването изисква директната намеса на изпълнителния директор или управител (CEO - Chief Executive Officer).
  • Франчайзингова стратегия - Този метод е подходящ за големи или разпръснати фирми, които нямат постоянна нужда да си поделят информация или процеси между подразделенията. Независими ERP системи се инсталират във всяко подразделение като се свързват общите процеси (консолидиране), такива като осчетоводяване на резултатите. Този подход е получил най-голяма популярност. В повечето случаи всяко подразделение притежава своя система, своя база данни и своя инсталация на функционалността. Системите се свързват заедно само за да си поделят информация, необходима, за да се определи състоянието на голямата корпорация или участието на всяко подразделение или процес в общата дейност. Обикновено, това внедряване започва с опитна инсталация в относително отворено и допускащо промените подразделение на фирмата, от което корпорацията няма да получи сътресения, ако нещата не се получат както трябва. Достигайки до успешно внедряване и изчиствайки несъответствията, инсталиращият тим започва да препродава настроени копия на ERP на другите подразделения - в това се състои и същността му. Планирайте, че този начин на внедряване ще отнеме доста време.
  • Разширяване на кръга - при този метод ERP диктува какви процеси ще бъдат използвани като фокусирането е върху не много, но важни процеси, например като тези от финансовия модул. Този метод на внедряване е подходящ за малки фирми, които очакват да израстнат в средата на ERP. Целта тук е да се въведе бързо в действие ERP системата и да се оставят специализираните настройки и реинженеринг за по-късно, а се стъпи на предварително имплементираните процеси. Малко фирми, изполвали този подход, могат да се похвалят със значителна възвръщаемост на инвестицията. Повечето използват ERP като среда за развитие на по-сложна функционалност и настройки по време на използването на системата. Сега много от тях смятат, че ERP е по-добро решение от предишните им системи, неизискващи никакви допълнителни усилия от служителите да се усъвършенстват установените начини на работа. В действителност, извършвайки трудната работа по реинженеринг на системата, когато тя вече се използва във фирмата, е по-голямото предизвикателство, т.к. малко хора във фирмата могат да извлекат полза по-това време.

^^

Как ERP се интегрира (свързва) с e-commerce?

ERP доставчиците не са подготвени за лавинообразното навлизане на e-commerce. ERP е комплексен софтуер и не е предназначен за публична употреба. Това означава, че само вашите служители могат да управляват информацията за поръчките и да използват технологичните термини, възприети в софтуера. Но сега клиентите и доставчиците на фирмата изискват достъп до съшата информация, която вътрешните служители ползват като например състоянието на поръчките, наличните количества, съгласуване на документи (поръчки, проформи, фактури, плащания), но я искат в общоприет вид, без използване на специфички за ERP термини и лесно достъпна - от фирмения Web сайт например.

Появата на e-commerce означава, че е възниква необходимост IT отдела да създаде два нови канала за достъп до ERP системата - един за клиентите (иначе известен под името бизнес към клиент - business-to-consumer) и един за доставчиците и партньорите - наречен бизнес към бизнес (business-to-business). Тези две групи потребители изискват два различни типа информация от вашата ERP система. Клиентите искат да знаят състоянието на поръчките и информация как са приети плащанията, а доставчиците и партньорите искат и всичко останало.

Традиционните ERP доставчици са ползвали много ресурси, за да създадат възможност за свързаност между Интерент и техния софтуер, т.к. всички разбират, че трябва да го направят и ще е необходимо много време, за да го осъществят. Основното тук обаче е, че фирмите с амбиции в e-commerce бизнеса извършват огромна работа, за да направят техните ERP системи да бъдат достъпни през Интернет. За тези фирми, които имат късмета да закупят своите ERP системи от доставчик, който има опит и в разработката на e-commerce приложения, интеграцията на ERP с Интернет ще се осъществи много изгодно и надеждно. За тези, чиито доставчик няма опит в разработката на Интернет приложения, най-добрата и може би единствената възможност е налични специалисти и консултанти да разработят желаната интеграция.

Няма значение какви са детайлите, решаването на тежкия проблем за интегриране на ERP с e-commerce изисква внимателно планиране, което е ключ към решаването му по правилния начин.

Един от трудните за разрешаване проблеми при ERP с e-commerce интеграцията е, че Интернет никога не спира. ERP приложенията са големи и сложни и изискват поддръжка. Спирането на ERP, ако e-commerce Web сайтът е директно свързан, означава, че и той ще трябва да се спре изцяло или поне частта, имаща връзки с ERP. По-гъвкав вариант е, ако e-commerce приложението е направено с управляеми връзки с ERP и то продължи да работи, докато се извършва надстройка (upgrade) и/или поправки по ERP системата.

Разрешаването на проблема за интегриране (съвместната работа) на ERP и e-commerce приложенията, без да се имат предвид другите приложения които изискват информация от ERP (като CRM и SCM), довежда фирмите до необходимостта от интерфейсен (междинен) софтуер (middleware software). Този междинен софтуер работи на принципа на софтуерните транзакции като взема информация от ERP и я конвертира във формат, който e-commerce и другите софтуери могат да разберат. Междинният софтуер се развива през последните години и въпреки че е трудно да се продава и да се доказва ROI от неговото използване, той може да помогне да се решат много от големите проблеми на интеграция на съществуващите ERP системи.

^^



А-Б за ERP системите

Защо ЕДА?

Изисквания към бизнес системите

Стратегията на ЕДА

Функцоналност на Колибри ERP

Предимства на Колибри ERP

Основни подсистеми на Колибри ERP

Референтни клиенти

Внедряване

Въпроси и Отговори

За контакти и ДЕМО

Брошура

Понеделник, 9 Декември, 2019

© 2011 ЕДА ООД. Всички права върху web съдържанието запазени!

 

Условия на поддръжка